Gebruikersovereenkomst

Dit is de gebruikersovereenkomst m.b.t. de aanmeldingsprocedure.

1. De aanmeldingsprocedure maakt gebruik van een webapplicatie.

De aanmeldingen via deze webpagina lopen van 25/03/2024 14:00 tot en met 19/04/2024 14:00. Het maakt niet uit wanneer u in deze periode aanmeldt. Op 07/05/2024 00:00 krijgt u een e-mail of wordt een brief verzonden met een volgnummer (ticket). Met dit ticket kan u inschrijven op de school zelf.

2. De aanmeldingsapplicatie behelst volgende stappen

Stap 1: account aanmaken

U vult de volgende gegevens in:

• voornaam en naam van aanmelder
• telefoonnummer van de aanmelder waarmee we contact kunnen opnemen
• Gebruikersnaam (e-mailadres van de aanmelder)
• Wachtwoord (kan u zelf kiezen)

U dient uw e-mailadres te bevestigen. Daarna komt u in het aanmeldingsprogramma.

Bewaar uw gebruikersnaam en wachtwoord goed. U hebt ze nadien nodig als u gegevens wil nakijken of veranderen. U kan gegevens veranderen tot en met 19/04/2024 14:00.

Stap 2: uw kind aanmelden

Op het invulscherm noteert u volgende gegevens van uw kind:

• rijksregisternummer
• naam en voornaam
• straat en huisnummer
• postcode en gemeente
• de mogelijkheid om kinderen van dezelfde leefeenheid gekoppeld aan te melden
• antwoord op de vraag of u gebruik wil maken van uw recht op voorrang
  • oudere broer/zus?
  • kind van een ouder die personeelslid is in één van de scholen?
• keuze voor het eerste jaar A en/of B
• Sleep de naam van de scholen naar de kolom "Uw voorkeuren" in de volgorde van uw voorkeur. U kan alle scholen in volgorde van voorkeur aanduiden.

De school waarin uw kind voorrang geniet, hoeft niet noodzakelijk de school van uw eerste keuze te zijn. U kan ook een andere school als eerste keuze aanduiden. Indien u voor deze school een ticket krijgt, dan vervalt uw voorrangsticket.

Een familielid, een hulpverlener, een zorgbegeleider, de onderwijzer, een voogd,… kan u helpen om het kind aan te melden. Ze moeten hun naam en voornaam opgeven. Indien u tijdens de aanmeldingsperiode uw voorkeur voor scholen wil wijzigen, kan dat door uw gebruikersnaam en wachtwoord in te vullen. U komt dan opnieuw in het aanmeldingsprogramma. U kan de gegevens daar wijzigen tot en met 19/04/2024 14:00.

We raden iedereen aan om zoveel mogelijk scholen in volgorde van voorkeur aan te duiden, omdat er voor sommige scholen meer aanmeldingen dan plaatsen zijn. Het is niet mogelijk om eenzelfde school meer dan eens aan te duiden. U kan het maximum aantal scholen aanduiden, maar het is niet verplicht om dat te doen.

Leefentiteit: Broers en zussen zijn leerlingen die tot ‘eenzelfde leefentiteit’ behoren. Hiermee bedoelt men effectieve broers en zussen (hebben 2 gemeenschappelijke ouders) al dan niet wonend op hetzelfde adres; halfbroers en halfzussen (hebben één gemeenschappelijke ouder) al dan niet wonend op hetzelfde adres; kinderen die onder hetzelfde dak wonen (= dezelfde hoofdverblijfplaats hebben) maar geen gemeenschappelijke ouder(s) hebben (bv. stiefbroers en –zussen).

Indien er slechts één plaats vrij is voor leerlingen uit dezelfde leefentiteit (broers, zussen, stiefbroers,…), wordt deze leerling in overtal ingeschreven.

Stap 3: bevestiging

U krijgt een bevestigingsmail. Als u geen mail krijgt, contacteert u best de helpdesk. U kan de gegevens die u hebt ingevoerd nakijken via de webpagina https://start.aanmelden.school. U kan deze gegevens eveneens uitprinten. U heeft uw gebruikersnaam en wachtwoord nodig.

3. Toewijzing

De computer wijst elke leerling toe aan een school. Het computerprogramma houdt daarbij eerst rekening met de opgegeven schoolvoorkeur. Voor sommige scholen is er meer vraag dan plaats. Omdat we met dit systeem iedereen gelijke kansen willen geven, zal de schooltoewijzing per toeval gebeuren. Het verloopt als volgt:

• Eerste ronde: de computer gaat bij iedere leerling na welke zijn eerste schoolvoorkeur is. Hij ordent de leerlingen op een willekeurige wijze zodat een lijst tot stand komt. Zolang er plaats is in de school van eerste voorkeur, krijgt de leerling er een ticket (T-nummer). Van zodra er geen plaats meer is in de school van eerste voorkeur, krijgt u een reservenummer (R-nummer) voor deze school.
• Tweede ronde: de computer gaat na voor de leerlingen met een R-nummer in de school van eerste voorkeur, welke hun school van tweede voorkeur is. Opnieuw ordent hij deze leerlingen op een willekeurige wijze. Als er plaats is in de school van tweede voorkeur, krijgt u daar een T-nummer. U behoudt uiteraard ook uw R-nummer in uw school van eerste voorkeur. Als ook in de school van tweede voorkeur geen plaats is, krijgt u weer een R-nummer.
• Derde of volgende ronde(s): we hanteren hetzelfde principe voor wie nog niet toegewezen is aan een school van eerste, tweede of volgende voorkeur. De computer herhaalt deze procedure tot elke leerling die nog een volgende school heeft aangeduid een T-nummer heeft.
• Een deurwaarder is aanwezig bij de toewijzing en controleert de procedure.

De volgorde van aanmelding heeft geen invloed op de toewijzing.

U ontvangt op 07/05/2024 een e-mail of enkele dagen later een brief per post (als u dat wenst) met de naam van de school waar uw kind een ticket krijgt of op de reservelijst staat.

U krijgt voor een school een volgnummer dat begint met een T: dit is het nummer (ticket) voor de school waar uw kind kan gaan inschrijven.

U krijgt voor een school een volgnummer dat begint met de letter R: dit is het nummer voor de school waar uw kind op de reservelijst staat.

De reservelijst begint met 1 te nummeren. Wanneer er plaatsen vrij komen, worden de leerlingen op de reservelijst in de genummerde volgorde gecontacteerd. De volgorde van de reservelijst blijft bestaan tot het afsluiten van de inschrijvingen.

Voor de leerlingen met een T-nummer (Ticket) zal bij de mail ook de praktische informatie zitten over de regeling om in te schrijven in de school.

Voor de leerlingen met een R-nummer bevat de mail een bijlage met de mededeling van niet-gerealiseerde inschrijving. Dit bewijs moet u goed bijhouden. Indien er op deze school later plaatsen vrij komen, zal de school u contacteren om in te schrijven. Hierbij zal de school steeds de volgorde van de lijst met de R-nummers respecteren.

In de periode tussen 14/05/2024 en 07/10/2024 komt u naar school om in te schrijven met de volgende documenten:

• De brief van de school met T- of R-nummer
• De identiteitskaart of kids-ID van uw kind, indien uw kind hierover beschikt.

Opgelet: wie verkeerde informatie geeft, verliest zijn ticket en/of reservenummer(s).

U verliest nooit een R-nummer in scholen van hogere voorkeur, tenzij u er zelf afstand van doet. Het is daarom belangrijk dat u de mededelingen van niet-gerealiseerde inschrijving met het R-nummer goed bijhoudt. Van zodra er een plaats vrij komt in een school waar u een R-nummer hebt en u staat er vooraan op de reservelijst, zal deze school u contacteren om daar in te schrijven. U hebt dan maximum vijf schooldagen om te beslissen.

U kan vanaf 07/05/2024 00:00:00, via de webpagina steeds zelf de stand van zaken van uw kind op de reservelijst raadplegen. U hebt uw gebruikersnaam en wachtwoord nodig.

Indien u om één of andere reden wil afzien van een T-nummer (ticket), neemt u rechtstreeks contact op met die school.

Indien u in een school van hogere voorkeur inschrijft omdat er een plaats is vrijgekomen, vervallen automatisch uw nummers in lager gerangschikte scholen: dat geldt zowel voor een T-nummer als voor R-nummer(s).

U kan een R-nummer zelf annuleren. Dit kan door in te loggen via de webpagina met uw gebruikersnaam en wachtwoord.

Om zo snel mogelijk plaatsen vrij te krijgen zodat leerlingen kunnen doorschuiven naar een school van hogere voorkeur, wordt gevraagd dat ouders die zouden afzien van hun T- en/of R-nummer(s) dit zo snel mogelijk annuleren.

Vanaf 14/05/2024 loopt de vrije inschrijvingsperiode. Als uw kind nog niet is ingeschreven, kan u vanaf 14/05/2024 inschrijven in een school waar nog plaats is. U gaat dan rechtstreeks naar de school zelf. De school ordent vanaf nu de inschrijvingen in chronologische orde. We voorzien dat niet in alle scholen nog plaats zal zijn.

Een overzicht van de capaciteiten en de vrije plaatsen kan u terugvinden op de websites van de scholengemeenschappen.

4. GDPR- clausule

Gegevensverwerking in het kader van het centraal aanmeldingsregister. Het organiseren van de inschrijvingen is de verantwoordelijkheid van een schoolbestuur.

Welke informatie van uw gezin bevat het aanmeldingsregister?

Het aanmeldingsregister bevat volgende gegevens:

• de gegevens die u bij het aanmelden invult: de naam van de ouder (of andere persoon die het kind aanmeldt), de naam van het kind, het domicilieadres, het rijksregisternummer van het kind, contactgegevens van de ouders, uw schoolkeuzes en uw voorkeurorde
• de gegevens die noodzakelijk zijn voor de ordening van uw kind in elke school die u aangeeft:
  • de vraag of u van uw voorrangsrecht gebruik wil maken:
    • als een ouder op de school werkt: rijksregisternummer van de ouder die personeelslid is
    • als er al een oudere broer of zus op school zit: rijksregisternummer van de broer of zus
  • de gegevens die noodzakelijk zijn voor het inschrijven van uw kind op school

Waarvoor worden de gegevens van uw kind en uw gezin gebruikt?

Op individueel niveau worden de gegevens van uw kind gebruikt:

• voor de rangordening van uw kind en de toewijzing van een school;
• om u op de hoogte te brengen van het resultaat van uw aanmelding;
• om uw kind in de toegewezen school te kunnen inschrijven, zonder dat u dezelfde gegevens nog eens moet doorgeven;
• om voor uw kind het recht op een plaats in een school van hogere voorkeur te vrijwaren, als daar later toch nog een plaats vrijkomt;
• om te peilen naar uw tevredenheid m.b.t. het aanmeldsysteem.

Op geaggregeerd niveau worden de gegevens van alle aangemelde kinderen gebruikt om de goede werking van het aanmeldingssysteem te evalueren en volgende zaken na te gaan:

• algemeen overzicht aantal aanmeldingen 2021 volgens de tijdslijn;
• het aantal opgevulde plaatsen (voorrangsperiode en reguliere periode);
• het aantal weigeringen;
• in welke mate kinderen terecht kunnen in een school van hogere voorkeur van hun ouders;
• in welke mate we erin slagen in scholen een evenredige verdeling van kansarme en kansrijke kinderen te realiseren – bekijken van het profiel van de aanmeldingen;
• het technisch functioneren van het systeem en de correctheid van de rangordeningen en toewijzingen.

Wie kan welke gegevens van uw kind en uw gezinssituatie inzien?

• De personen die gemandateerd zijn om het aanmeldingsregister te beheren en/of de helpdesk voor ouders en scholen bemannen.
• De directies (en door hen daartoe gemandateerd personeel) krijgen toegang tot de informatie met betrekking tot of relevant voor de eigen school. Dit met het oog op het realiseren van de inschrijvingen van uw kind. Ze krijgen ook een overzicht van de kinderen op de weigeringslijst. De school krijgt niet te zien wat uw voorkeurorde is, noch voor welke andere scholen u uw kind aanmeldde.
• De toegang is voor de scholen beperkt tot de volgende gegevens:
  • adres, telefoonnummer en naam van de ouders;
  • geboortedatum, rijksregisternummer, adres van het kind;
  • of uw kind behoort tot een voorrangsgroep: broer/zus of kind van personeel.
• De personen betrokken bij de evaluatie van de aanmeldingsprocedure. Indien hier externe personen (onderzoekers) bij betrokken zijn dan is hun inzage beperkt tot geanonimiseerde gegevens. Dat wil zeggen dat zij het rijksregisternummer van het kind, de naam van het kind en van de aanmeldende persoon of de contactgegevens van de aanmeldende persoon niet kunnen zien.

Worden de gegevens doorgegeven aan anderen?

Er wordt geen koppeling gemaakt met andere databanken met persoonsinformatie over u of uw kind.

Hoelang worden uw gegevens bewaard?

Na 2 jaar wordt alle informatie verwijderd uit de operationele systemen. Gedurende maximum 10 jaar wordt een dataset in een beveiligde omgeving bewaard, die enkel gebruikt zal worden in het kader van onderzoek en beleidsopvolging in verband met de aanmeldings- en inschrijvingsprocedure. Indien deze gegevens zouden worden gekoppeld of gedeeld met andere partijen, dan gebeurt dit enkel nadat hiervoor een protocol wordt afgesloten tussen de betrokken instanties, zoals bedoeld in artikel 8 van het decreet betreffende het elektronisch bestuurlijke gegevensverkeer van 18 juli 2018.

Kan ik de informatie die over mijn kind en ons gezin in het aanmeldingsregister is opgenomen, inzien en verbeteren?

U kunt uw gegevens wijzigen gedurende de volledige aanmeldingsperiode. De eerste keer dat u inlogt, maakt u een paswoord en gebruikersnaam aan. Bewaar deze goed. U hebt ze nodig als u uw gegevens wilt nakijken of veranderen.

Na 19/04/2024 14:00 is het niet meer mogelijk om uw gegevens te wijzigen. Heeft u hierover vragen?

Contacteer de helpdesk.

Waar kan u terecht met vragen over deze gebruikersovereenkomst en privacyverklaring?

Heeft u vragen over welke gegevens wij over u verwerken? Of wil u de opgegeven gegevens laten verbeteren of wissen? Heeft u vragen over de manier waarop wij uw gegevens verwerken? Heeft u een klacht over het verloop van de aanmeldingsprocedure of het resultaat hiervan? Contacteer de helpdesk. Daarbij is het mogelijk dat wij u vragen om uw identiteit te bewijzen zodat wij zeker zijn dat wij de gegevens aan de juiste persoon bezorgen en/of op een verzoek van de juiste persoon reageren. Bent u het niet eens met de manier waarop wij uw gegevens verwerken? Wend u tot de Vlaamse Toezichtcommissie voor de verwerking van persoonsgegevens via toezichtcommissie@vlaanderen.be.

Heeft u vragen over het resultaat van uw aanmelding?

Neem contact op met de helpdesk.

Als u niet wil dat wij uw gegevens verwerken, kan u zich hiertegen verzetten. Houd er wel rekening mee dat wij u dan de gevraagde dienst – het verwerken van de aanmelding van uw kind – niet kunnen verstrekken.

5. Bij vragen en/of klachten

• Neemt u eerst contact op met de helpdesk via mail of telefoon.
• Indien uw kind niet terecht kan in een studierichting en onderwijsnet van keuze of indien u denkt dat uw kind onterecht geweigerd werd, kan u bemiddeling vragen. Zo’n bemiddeling moet binnen de 10 dagen gebeuren na de mededeling van niet-gerealiseerde inschrijving.
• Als u denkt dat uw kind onterecht geweigerd is, kan u klacht indienen bij de Commissie voor leerlingenrechten. Dat moet binnen de 30 dagen nadat u ontdekt dat uw kind onterecht geweigerd is, of binnen de dertig dagen na de bemiddeling. De commissie laat u binnen de 21 dagen weten of de school de inschrijving terecht weigerde of niet.

6. Wettelijke grond voor de aanmeldingsprocedure

Voor de inschrijvingen voor het schooljaar 2024-2025 is het inschrijvingsdecreet van kracht. De aanmeldingsprocedure zal volgens de richtlijnen van dat decreet verlopen. De Commissie inzake leerlingenrechten (CLR) die de gelijke onderwijskansen waarborgt, heeft de procedure eveneens goedgekeurd.